La mise en place du système de bulletin de paie dématérialisé est un véritable enjeu pour les entreprises, notamment au moment de sa mise en place. Au-delà de l’obligation légale, il est également nécessaire de prendre en compte les attentes et les besoins des salariés, ainsi que ceux de leurs représentants.
Ce document présente quelques recommandations pour mettre en place ce nouveau système et s’assurer qu’il est conforme à la réglementation.
Pourquoi mettre en place la dématérialisation ?
Les fiches de paie et les données relatives aux employés ne sont pas seulement une charge pour les entreprises. Ils constituent également une source d’information importante pour les employés.
Les salariés ont besoin de connaître leur salaire, les déductions fiscales et d’autres informations connexes.
Pour résoudre ce problème, la dématérialisation permet aux employés d’accéder à leurs propres fiches de paie en ligne à tout moment via une application ou un site web, de sorte qu’ils n’ont plus besoin d’attendre la copie papier. Cela permet de gagner du temps, de l’argent et de préserver l’environnement !
En résumé, la dématérialisation peut apporter de nombreux avantages pour les entreprises et il est donc recommandé de la mettre en place.
La dématérialisation des bulletins de paie : les étapes clés de la mise en place
La dématérialisation des bulletins de paie présente de nombreux avantages pour les employeurs et les employés. Bien qu’autorisé depuis 2009, sa mise en place implique un long processus partagé entre validation de la technologie à adopter et approbations des salariés.
Dans cette section, nous allons détailler des principes clés pour mettre en place un système de bulletins de paie dématérialisés efficace et sécurisé.
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Les données doivent être précises et fiables
Lors de la transition vers la dématérialisation des bulletins de paie, il est essentiel de garantir l’intégrité des données. Cela signifie que les informations contenues dans le document numérique doivent être fiables et exactes.
Cela inclut les détails de l’employeur, tels que leur identification, leur code APE et leur numéro SIRET, ainsi que la convention collective applicable ou les articles du Code du travail qui s’appliquent (congés payés, préavis).
De même, les données sur le salarié, telles que leur identification, leur emploi et leur classification conventionnelle, doivent être correctes.
En outre, il est crucial que les éléments de la paie, tels que le salaire de base, les heures supplémentaires et les cotisations, soient également exactes. Ainsi, en garantissant l’intégrité de ces données, nous nous assurons que le bulletin de paie dématérialisé a une valeur légale.
Comment remettre au salarié son bulletin de paie dématérialisé en toute sécurité ?
Dans le cadre de la dématérialisation des bulletins de paie, il est important de rappeler que ces documents doivent être fournis en toute sécurité.
Le bulletin de paie dématérialisé est un document électronique auquel les salariés peuvent accéder en ligne. De ce fait, il n’est pas envisageable pour les employeurs de les envoyer par mail ou par courrier.
Le salarié doit disposer d’un compte sécurisé (un coffre-fort numérique par exemple) pour accéder à son bulletin de paie, ainsi que d’un mot de passe sécurisé.
Autrement dit, pour remettre au salarié son bulletin de paie dématérialisé en toute sécurité, il est recommandé d’utiliser un service de téléversement sécurisé. Le bulletin de paie peut être envoyé au salarié sous forme de fichier PDF crypté, qui ne peut être ouvert que par le destinataire avec une clé de déchiffrement.
Mise en place d’un système de fiche de paie numérique : les règles de conservation
En droit français, lorsqu’une entreprise adopte un système de bulletin de paie numérique, elle doit assurer la disponibilité des documents pendant 50 ans et jusqu’à l’âge de 75 ans du salarié.
Si la société ou le prestataire chargé de stocker le document cesse son activité, le salarié doit être informé 3 mois avant cette échéance afin qu’il puisse récupérer ses documents stockés.
Garantir l’accessibilité des bulletins de paie dématérialisés
Pour une gestion plus rapide et plus efficace de votre paie, les fiches de paie dématérialisées doivent être accessibles à tout moment.
En France, depuis 2017, les employeurs peuvent mettre à disposition des bulletins de paie électroniques pour leurs salariés. Cependant, ils doivent respecter certaines conditions pour que cette démarche soit valable, notamment en ce qui concerne l’accessibilité de ces bulletins de paie.
Les fiches de paie doivent être disponibles de manière sécurisée et confidentielle, facilement lisibles et imprimables, et les salariés doivent être informés de leur mise à disposition et de la façon de les consulter.
Si ces conditions ne sont pas respectées, les salariés peuvent demander à recevoir des bulletins de paie papier.