Avant de se lancer dans la sélection d’un intégrateur GED, il est crucial de bien comprendre son rôle. Contrairement à l’éditeur du logiciel, l’intégrateur intervient pour adapter, personnaliser et déployer la solution GED au sein de votre entreprise. Il analyse vos processus documentaires, configure la solution selon vos besoins, forme vos équipes et assure le support technique. Son expertise garantit que la GED s’intègre harmonieusement dans votre environnement informatique et répond à vos exigences métier.
1/ Analyser vos besoins et rédiger un cahier des charges
La première étape pour choisir le bon intégrateur GED consiste à cartographier vos processus documentaires actuels : quels types de documents gérez-vous ? Quels sont les flux de validation ? Quels volumes et quelles contraintes de sécurité ou de conformité (RGPD, archivage légal) devez-vous respecter ? Sur cette base, rédigez un cahier des charges détaillé, qui servira de référence tout au long du projet. Plus vos besoins seront clairement exprimés, plus l’intégrateur pourra vous proposer une solution adaptée.
2/ Vérifier l’expertise et les références de l’intégrateur
L’expérience de l’intégrateur est un critère déterminant. Privilégiez un partenaire ayant déjà mené à bien des projets similaires au vôtre, idéalement dans votre secteur d’activité. Demandez des études de cas, des témoignages clients et vérifiez sa maîtrise des solutions GED du marché. Un intégrateur spécialisé saura anticiper les difficultés et proposer des innovations pertinentes, tandis qu’un généraliste conviendra pour des besoins plus standards ou une intégration large (ERP, CRM…).
3/ S’assurer de la personnalisation et de la flexibilité
Chaque entreprise a ses propres processus et contraintes. Il est donc essentiel que la solution GED puisse être personnalisée : workflows sur mesure, connecteurs avec vos outils métiers, gestion fine des droits d’accès… L’intégrateur doit démontrer sa capacité à adapter la solution à vos spécificités et à faire évoluer le système en fonction de vos besoins futurs.
4/ Vérifier l’interopérabilité et l’intégration technique
La GED ne doit pas fonctionner en silo. Assurez-vous que l’intégrateur peut garantir la compatibilité avec votre infrastructure existante : ERP, CRM, outils bureautiques, etc. La présence d’API, de connecteurs standards et la gestion de multiples formats de fichiers sont des points à valider pour éviter toute rupture dans vos processus.
5/ Exiger un accompagnement complet et un support réactif
La réussite d’un projet GED repose aussi sur l’accompagnement humain. L’intégrateur doit proposer un plan de formation adapté à vos équipes, un support technique réactif et une documentation claire. Un suivi post-déploiement est également indispensable pour garantir l’adoption de la solution et accompagner la montée en compétence de vos collaborateurs.
6/ Prendre en compte la sécurité et la conformité
La gestion documentaire implique souvent des données sensibles. Vérifiez que l’intégrateur maîtrise les aspects de sécurité : chiffrement, gestion des droits, traçabilité des accès… Il doit également garantir la conformité réglementaire (RGPD, normes sectorielles), essentielle pour éviter tout risque juridique.
7/ Anticiper la pérennité et l’évolutivité de la solution
Votre entreprise va évoluer, et votre GED doit pouvoir suivre. L’intégrateur doit proposer une solution évolutive, capable de gérer des volumes croissants, d’intégrer de nouveaux flux ou de s’adapter à la transformation de vos activités. Renseignez-vous aussi sur la fréquence des mises à jour et la capacité à intégrer de nouvelles fonctionnalités.
8/ Vérifier la politique de réversibilité
Un point souvent négligé : la réversibilité. En cas de changement de solution ou de prestataire, il est crucial de pouvoir récupérer l’ensemble de vos données dans des formats exploitables. Demandez à l’intégrateur de détailler sa politique de réversibilité et les modalités de restitution des données.
9/ Analyser le coût global et la transparence de l’offre
Enfin, étudiez attentivement le coût total de possession : licences, intégration, personnalisation, maintenance, support, évolutions futures… Exigez un devis détaillé et assurez-vous qu’il n’y a pas de coûts cachés. La transparence est un gage de confiance et de maîtrise budgétaire sur le long terme.
Checklist pratique pour choisir votre intégrateur GED
Pour résumer, voici les points clés à valider avant de prendre votre décision :
- Diagnostic précis et cahier des charges rédigé
- Expertise reconnue et références clients solides
- Capacité de personnalisation et d’évolution de la solution
- Interopérabilité avec votre système d’information
- Offre de formation et support technique efficace
- Maîtrise des enjeux de sécurité et conformité
- Solution pérenne et évolutive
- Politique de réversibilité claire
- Devis détaillé et absence de coûts cachés
Conclusion
Le choix d’un intégrateur GED ne doit rien laisser au hasard. En suivant ces étapes et en vous appuyant sur la checklist, vous maximisez vos chances de sélectionner un partenaire fiable, compétent et capable d’accompagner durablement la transformation numérique de votre entreprise. Prenez le temps de comparer plusieurs intégrateurs, de demander des retours d’expérience, et privilégiez une relation de confiance pour garantir la réussite de votre projet GED.
