Les nouvelles technologies apportent beaucoup d’amélioration dans le domaine du traitement de données. Elles favorisent grâce à des méthodes rapides et simples la gestion efficace de tout type de contenu. Au nombre des techniques employés à cet effet, la numération des documents occupe une place importante. Qu’est-ce que c’est ? Comment fonctionne-t-elle ? Voilà autant d’interrogations auxquelles cet article apporte des réponses.
La numérisation de document : de quoi s’agit-il ?
La numérisation consiste à transformer ou à convertir des contenus sur support physique vers leurs versions numériques. Autrement dit, les documents sont mis sous forme digitale par le biais d’outils adéquats pour optimiser leur gestion. Grâce à cette solution, le transfert ainsi que la manipulation des données deviennent plus fluides, et donc beaucoup plus faciles.
Numériser un document, c’est donc en faire une copie électronique pour pouvoir facilement en disposer sur internet. Le document ainsi numérisé peut être utilisé à diverses fins. Après la conversion, vous aurez un fichier lisible sur des supports tels que votre ordinateur, votre tablette, etc. N’ayez crainte du résultat final. Comparée à l’original, la qualité du fichier ne change pas, ce qui vous facilite davantage la tâche.
Comment numériser un document ?
La numérisation se fait généralement à l’aide d’une imprimante. Vous n’aurez qu’à positionner le document à numériser sur la face vitrée de votre appareil et à scanner ses pages vers un périphérique de stockage. Il peut s’agir d’un disque dur externe ou de la mémoire interne de l’ordinateur connecté à l’imprimante. Cette dernière est très souvent équipée d’orifice de type USB, pouvant accueillir facilement tous les disques qui lui seront compatibles.
Vous pourrez également numériser un document en vous servant de votre téléphone portable ou de votre tablette. Cette nouvelle manière de numériser connait une grande popularité grâce aux appareils photo des téléphones qui offrent une qualité d’image impeccable. Cela permet d’avoir un rendu fidèle du document à convertir. Il est donc possible aujourd’hui de numériser des dossiers à l’aide d’applications sans faire recours à une imprimante.
Il faut aussi souligner que les fichiers obtenus par numérisation peuvent être disponibles sous divers formats, selon vos préférences et vos contraintes. Dans le cas où vous aurez à nouveau besoin de votre document sous forme physique, vous n’aurez qu’à le réimprimer. Cela vous permet d’avoir à nouveau sur support papier, un document neuf à utiliser.
Quelle est l’importance de la numérisation d’un document ?
Vous avez sans doute déjà été confronté à la perte ou la destruction d’un document important. Lorsque cela vous arrive, vous êtes décontenancé et vous avez souvent du mal à vous en remettre. Pourtant, la numérisation de ce document vous aurait épargné d’une telle situation. En effet, un document numérisé est beaucoup plus facile à conserver et ne peut pas être détruit comme un simple papier.
C’est donc l’une des meilleures méthodes pour protéger et sauvegarder vos dossiers importants. En optant pour cette solution, plusieurs possibilités s’offrent à vous.
Modifier et envoyer des documents sans se déplacer chez vous
En numérisant vos documents, vous avez la possibilité d’apporter des corrections telles que changer la mise en forme, changer la police d’écriture, modifier certaines informations ou corriger les fautes. Vous pouvez également envoyer le document par courriel à une ou plusieurs personnes. Dans une telle configuration, vous et vos collaborateurs pouviez avoir chacun une copie du fichier sans vous déplacer et sans faire de photocopie.
La numérisation simplifie l’archivage
La numérisation vous fait aussi gagner beaucoup plus de place et de temps. Vous n’aurez pas à chercher une pièce pendant des heures aux archives, et à inhaler de la poussière. Vos recherches se dérouleront sur votre ordinateur ou sur tablette. Il suffira d’effectuer une recherche par nom ou par numéro en tenant compte de votre manière de classer de vos données.
Toutefois, il est conseillé d’effectuer régulièrement la sauvegarde des fichiers sur une Gestion électronique de documents (GED) pour des raisons de sécurité. Cela vous évitera de perdre vos données en cas de pannes ou de problèmes de maintenance.
En somme, la numérisation est un moyen utile pour une gestion optimale de vos documents. Elle vous permet de conserver ces derniers dans des archives à vie. Pour profiter de cette solution, vous pouvez utiliser une imprimante ou votre téléphone portable.