Voici ce qu’il faut savoir pour passer à l’archivage numérique et profiter du gain de temps, de la sécurité et de l’efficacité que peut apporter la transition numérique.
Qu’est-ce qu’une archive ?
L’article L. 211-1 du livre II du code du patrimoine définit les archives comme « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ».
De manière plus synthétique, les archives sont des documents que l’on crée dans le cadre de son activité et que l’on conserve pour pouvoir s’y reporter un jour (notamment à des fins de preuve).
Faut-il conserver les originaux papiers après numérisation ?
Il est fortement recommandé aux entreprises de conserver leurs originaux papiers (mais non plus forcément à proximité), toutefois ceci n’est pas une obligation. Dans ce cas, des précautions techniques devront être prises pour s’assurer au mieux qu’un document sera probant (preuve de son authenticité).
Quelle est la durée légale de conservation d’un document numérique ?
Elle est la même que les documents papier, il faut donc se référer aux délais de prescription des actes juridiques.
Comment garantir une valeur juridique à un document électroniquement archivé ?
On peut se référer au code Civil qui énonce les règles de présentation de copies à la place d’originaux. Ainsi, l’article 1344 : « les copies lorsque le titre original subsiste ne font foi que de ce qui est contenu au titre, dont la représentation peut toujours être exigée ». En d’autres mots, les copies peuvent faire foi sous réserve de pouvoir présenter le document original.
Toutefois, en cas de force majeure (perte d’un document original), une copie fidèle peut être présentée à la place d’un original (article 1348). Dans ce cas, il faut apporter les preuves que :
1- le document original n’existe plus ;
2- la copie est une reproduction fidèle.
On comprendra que la copie nécessite parfois d’être expertisée.
Chaque document doit être soumis à de bonnes pratiques : certificats, empreintes, horodatage…
C’est le juge qui apprécie en dernier lieu la valeur juridique d’un document. Ainsi, plus ce dernier est sécurisé, plus favorable sera l’appréciation.
Peut-on archiver des mails ?
Oui, d’autant plus qu’aujourd’hui les mails peuvent être de véritables documents administratifs. De plus, les courriers électroniques peuvent avoir valeur de preuve.
Rechercher un mail devient chose aisée : par titre, auteur ou contenu.
Quel est le rôle des normes ?
La norme NF Z 42-013 (inspirée par la norme ISO 15489) dicte les recommandations de l’AFNOR pour ce qui concerne les bonnes pratiques de l’enregistrement, du stockage et de la restitution de documents électroniques:
- fiabilité de l’archivage
- sécurisation
- pérennisation
- confidentialité
- accessibilité
- restitution
- destruction
- traçabilité
La norme NF Z 42-020 définit les exigences concernant le coffre-fort communicant. C’est notamment le cas pour le nouveau SIV (Système d’immatriculation des Véhicules) : les certificats d’immatriculations étant dématérialisée, les garagistes (ou tout autre professionnel étant amener à délivrer des cartes grises) doivent s’équiper d’un coffre-fort numérique répondant à cette norme pour garantir leur sécurité. Vous trouverez toutes les informations sur cette évolution ici : https://www.archivage-numerique.fr/coffre-fort-numerique
L’archivage numérique peut-il être confié à un prestataire externe ?
Oui, l’entreprise peut faire appel à un prestataire externe, un tiers archiveur, avec qui elle passe contrat.
Les deux parties réfléchissent ensemble sur les besoins en termes d’archivage (pour une organisation simplifiée ou alors dans le cadre d’une obligation légale ?) avant de définir les modalités d’archivage : délais, coûts, support, mode de consultation… L’entreprise doit également s’assurer que le prestataire a souscrit à une police d’assurance (en cas de perte des données).
Quelles sont les obligations du prestataire externe ?
- Il doit protéger à plusieurs niveaux les données archivées :
- protection dans des locaux sécurisés
- consignation et classement des documents dans des fichiers
- confidentialité
- Il doit conserver les documents et les restituer tels qu’il les a reçus.
- Il doit mettre en place des garanties spécifiques en cas de recours à la sous-traitance.
- Il doit détailler le service technique d’archivage offert : enregistrement, stockage, restitution.
Le prestataire externe a une obligation de moyens. Seule l’entreprise est responsable du contenu des archives.
Quelles sont les obligations de l’entreprise ?
Elle doit contrôler :
- les procédures d’archivage
- l’accès aux archives
- le contenu des archives