10 conseils techniques pour la collaboration à distance

Tout le monde s’efforce de collaborer à distance, et peut-être que nous devons plus que jamais réfléchir à notre façon de travailler. Aussi, pour cet article, j’ai pensé qu’il pourrait être utile de rassembler quelques conseils pratiques qui décrivent les astuces qui peuvent guider votre entreprise, et vos équipes, pour prospérer pendant la pandémie de coronavirus COVID-19.

Mais d’abord, quelques chiffres. Nous nous orientions vers le travail à distance, avant même que COVID-19 n’oblige de nombreuses entreprises à envisager des options de travail à distance. L’analyse effectuée – avant que la pandémie ne frappe notre pays, j’ajouterais – a révélé qu’il y a eu une tendance majeure à la hausse du nombre de personnes travaillant à distance. Le rapport a constaté qu’en l’espace d’un an, de 2016 à 2017, le travail à distance a augmenté de 7,9 %. Au cours des cinq dernières années, il a augmenté de 44 % et, au cours des dix dernières années, il a augmenté de 91 %.

C’est là que cela devient intéressant. Selon l’enquête mondiale sur l’espace de travail de l’IWG, environ 85 % des entreprises confirment que la productivité a augmenté dans leur entreprise grâce à une plus grande flexibilité. En fait, elle appelle cela « la flexibilité de la génération ». Voici mes 10 principaux conseils pour utiliser les bons outils technologiques pour collaborer avec les équipes lorsque vous travaillez à distance afin de vous assurer que vous fonctionnez à une vitesse optimale.

  • Utilisez une plateforme de réunion virtuelle. Réfléchissez à la plateforme de réunion que vous allez utiliser. Quelques-unes des plus importantes avec une fonctionnalité de chat vidéo comprennent Zoom, Google Hangouts, et Microsoft Teams. Une autre que vous ne connaissez peut-être pas est Loom; elle vous permet de partager des messages par vidéo. Parmi les autres outils de vidéoconférence que les gens connaissent mieux, on trouve les outils plus traditionnels comme Skype, qui permettent aux gens de ne pas se sentir aussi isolés et connectés à leurs collègues.
  • Partagez des fichiers et des données. La technologie de gestion de projet est un outil que tout le monde devrait chercher à utiliser. Asana est un outil qui permet aux utilisateurs de travailler facilement avec d’autres outils et de suivre et gérer des projets. Pour ceux qui veulent juste commencer, pensez à quelque chose comme Basecamp ou Trello. Dropbox est également un outil qui a souvent été utilisé dans de nombreuses industries.
  • Partagez votre calendrier. L’un des meilleurs moyens d’y parvenir est peut-être la plateforme que vous avez déjà en place. Toutefois, si vous envisagez une nouvelle solution, Teamup en est un exemple. Personnellement, je l’apprécie.
  • Gérez la liste des tâches de votre équipe. Encore une fois, si vous ne partagez pas déjà la liste des tâches de votre équipe dans votre plateforme de gestion de projet, envisagez d’utiliser une plateforme partagée. Il s’agit notamment de Trello, Microsoft To-Do, ou TickTick.
  • Suivez votre temps (ou celui de votre équipe). Le suivi de votre temps (ou du temps de votre équipe) est l’un des meilleurs moyens d’améliorer la productivité lorsque vous travaillez à distance. Plutôt que de se perdre dans les médias sociaux ou dans le terrier du lapin d’Internet, le suivi du temps peut vous aider à mieux comprendre où va votre temps, ce qui vous permettra de mieux l’utiliser à l’avenir. Pensez à des technologies telles que Toggl ou Clockify.
  • Veillez à utiliser des applications. La majorité des outils que j’ai mentionnés ci-dessus sont des applications ou des versions de bureau, mais je vous invite à envisager des applications comme Slack et d’autres pour vous permettre de rester connecté. La mobilité est la clé, même lorsque vous travaillez à distance. Pouvoir se connecter à votre plateforme via votre téléphone peut devenir vital, surtout si le Wi-Fi de votre maison est hors service.
  • Exploitez votre cloud. Bonne nouvelle pour les lecteurs, nous parlons de l’informatique dans le cloud depuis des années, et de nombreuses entreprises ont déjà adopté un environnement basé sur le cloud. Il est à espérer que votre entreprise a passé au « cloud » avant que la pandémie ne s’installe. Il est maintenant temps d’exploiter les données que vous mettez dans le cloud.
  • Pensez aux communications unifiées. Les communications unifiées sont un système téléphonique qui intègre plusieurs méthodes de communication au sein d’une entreprise. Il automatise et unifie la communication entre les personnes et les appareils. Cisco est l’une de ces entreprises qui propose des communications unifiées et des outils de collaboration.
  • Regardez vers l’avenir, avec la téléprésence et les assistants virtuels. Pensez aux assistants vocaux et l’Internet des compétences. Les technologies émergentes sont disponibles aujourd’hui pour vous aider à faire passer votre entreprise au niveau supérieur.
  • Continuez à utiliser ces technologie dans les années à venir. Mon dernier conseil est de choisir des solutions qui continueront à servir votre entreprise même après la fin de cette pandémie.

C’est l’occasion de mettre en œuvre des outils technologiques pour améliorer la communication et la collaboration. Comme le montre l’enquête mondiale sur l’espace de travail de l’IWG, les travailleurs et les entreprises à distance en tirent des avantages considérables. Outre l’amélioration de la productivité et de l’efficacité, elle montre que 65 % des entreprises déclarent que l’espace de travail flexible réduit les dépenses d’investissement et d’exploitation, aide à gérer les risques et présente d’autres avantages. Si vous envisagez de mettre en œuvre une nouvelle technologie pour les travailleurs à distance, assurez-vous de le faire sur le long terme.